Tạp vụ văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, chuyên nghiệp và an toàn. Để đảm bảo chất lượng dịch vụ, các yêu cầu chi tiết về kỹ thuật, tần suất, hóa chất, trang thiết bị và nhân sự cần được xem xét kỹ lưỡng. Bài viết này sẽ đi sâu vào các yêu cầu cung cấp tạp vụ văn phòng, dựa trên thông tin từ hồ sơ thầu cung cấp tạp vụ vệ sinh của dịch vụ cung cấp tạp vụ Đà Nẵng NHASACHHOANMY.
I. Yêu Cầu Chi Tiết Công Việc
Mục lục
Công việc tạp vụ văn phòng bao gồm các nhiệm vụ vệ sinh định kỳ và chuyên sâu tại các khu vực khác nhau trong tòa nhà. Mỗi khu vực cần được vệ sinh kỹ lưỡng, đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, thoáng mát và an toàn cho nhân viên.
1. Tòa Nhà 02 Quang Trung
- Tầng hầm: Bao gồm vệ sinh khu vực để xe, cầu thang bộ, nhà vệ sinh, cống rãnh, tường, trần, hộp kỹ thuật, cửa sổ, nhà ăn và khu hút thuốc. Sử dụng các hóa chất chuyên dụng để làm sạch và khử mùi, đồng thời đảm bảo thông gió tốt cho khu vực này.
- Tầng 1 và tiền sảnh: Lau chùi quầy lễ tân, bàn ghế, alu, kính, cửa, thiết bị PCCC, trần nhà, nhà vệ sinh, sảnh và trong thang máy, phòng kỹ thuật, cầu thang bộ, lan can và khu vực tiền sảnh. Ngoài ra, cần đánh bóng sàn để giữ cho bề mặt sáng bóng và không bị trơn trượt.
- Tầng 2 đến 21: Vệ sinh hành lang, cửa, thiết bị PCCC, trần nhà, lan can, cửa kính thông gió, nhà vệ sinh, sảnh và trong thang máy, phòng kỹ thuật, cầu thang bộ và cửa họng rác. Khử mùi tại các khu vực này là rất quan trọng để giữ cho môi trường làm việc không bị ô nhiễm.
- Phòng họp, hội trường: Đảm bảo vệ sinh sàn, hút bụi, lau bàn ghế, lan can, cửa kính và cửa phòng họp. Vệ sinh kỹ lưỡng trước, trong và sau các sự kiện để đảm bảo không gian luôn sạch sẽ.
- Ngoại cảnh: Thu gom rác, làm sạch khuôn viên, vỉa hè và bảng tên tòa nhà để duy trì hình ảnh chuyên nghiệp cho tòa nhà.
2. Tòa Nhà 15 Quang Trung
- Tầng 1 đến 4 (15A Quang Trung): Bao gồm vệ sinh sân trước, cầu thang bộ, cửa kính và nhà vệ sinh. Công việc cần được thực hiện đều đặn để giữ cho khu vực luôn gọn gàng và sạch sẽ.
- Tầng 1 đến 8: Vệ sinh hành lang, cửa, thiết bị PCCC, trần nhà, lan can, quầy lễ tân, bàn ghế, cửa kính thông gió, nhà vệ sinh, sảnh và trong thang máy, cầu thang bộ và thùng rác. Các khu vực này cần được chú trọng vệ sinh hàng ngày để đảm bảo không gian luôn sạch sẽ và an toàn.
- Tiền sảnh và ngoại cảnh: Vệ sinh tiền sảnh, quầy lễ tân, ghế, cửa kính mặt tiền, bảng tên, khu vực công cộng, khu để xe, khu vực phía sau tòa nhà và nhà vệ sinh. Công việc này giúp duy trì vẻ ngoài của tòa nhà và tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác.
Yêu Cầu Về Tần Suất Thực Hiện
Tần suất thực hiện các công việc tạp vụ cần được xác định rõ ràng để đảm bảo mọi khu vực trong tòa nhà đều được vệ sinh kịp thời và hiệu quả.
- Vệ sinh nhà vệ sinh: Cần thực hiện 8 lần/ngày để đảm bảo luôn sạch sẽ và không có mùi hôi.
- Làm sạch khu vực lễ tân: Thực hiện 2 lần/tuần để giữ cho khu vực này luôn trong trạng thái gọn gàng và sạch sẽ.
- Đánh bóng sàn khu vực tiền sảnh: Cần thực hiện 3 lần/tháng để duy trì độ sáng bóng và hạn chế trầy xước.
- Tổng vệ sinh cửa sổ, cửa kính mặt trong: Thực hiện hàng quý để loại bỏ bụi bẩn và đảm bảo tầm nhìn rõ ràng.
Yêu Cầu Về Chất Lượng Dịch Vụ
Chất lượng dịch vụ là yếu tố then chốt, đảm bảo rằng mọi công việc vệ sinh đều được thực hiện đúng thời gian và đạt tiêu chuẩn cao nhất.
1. Thời Gian Hoàn Thành
- Tầng 1 và tiền sảnh: Cần sạch trước 7h00 để sẵn sàng đón tiếp khách.
- Tầng 2: Cần sạch trước 7h30 để đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ.
- Toilet các tầng: Cần sạch trước 8h00 để người lao động sử dụng.
- Thang máy: Hoàn thành vệ sinh trước 7h30 và kiểm tra vệ sinh định kỳ trong ngày để duy trì trạng thái sạch sẽ.
2. Kiểm Tra Chất Lượng
- Giám sát: Kiểm tra ít nhất 1 lần/ngày để đảm bảo tất cả các khu vực đều được vệ sinh đúng cách.
- Nhóm trưởng: Trao đổi công việc khi cần thiết để xử lý các vấn đề phát sinh.
- Nhân viên: Phải tuân thủ nội quy công ty và thực hiện công việc một cách trách nhiệm.
- Theo dõi: Cơ sở vật chất và báo cáo các vấn đề ngay lập tức để đảm bảo không xảy ra sự cố.
- Đảm bảo chất lượng: Theo tiêu chuẩn quy định để duy trì uy tín của dịch vụ.
- Theo dõi ngày công lao động: Đảm bảo nhân viên làm việc đầy đủ và hiệu quả.
- Đảm bảo khu vực sạch sẽ và ngăn nắp: Để tạo môi trường làm việc an toàn và thoải mái.
- Trang thiết bị: Để đúng nơi quy định và sử dụng một cách tiết kiệm.
- Tiết kiệm điện, nước và các chi phí khác: Làm việc có trách nhiệm với môi trường và tài nguyên công ty.
Yêu Cầu Về Hóa Chất
Hóa chất sử dụng trong quá trình vệ sinh phải đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn và hiệu quả.
1. Các Loại Hóa Chất
- Hóa chất bồn cầu: Dùng để tẩy rửa và khử mùi trong nhà vệ sinh.
- Hóa chất lau kính: Dùng để lau chùi và làm sạch bề mặt kính.
- Hóa chất lau chùi thiết bị văn phòng: Dùng để làm sạch các bề mặt của thiết bị văn phòng mà không gây hư hại.
- Hóa chất lau và làm bóng inox: Dùng để giữ cho bề mặt inox sáng bóng và không bị oxy hóa.
- Hóa chất tẩy rỉ sét kim loại: Dùng để loại bỏ rỉ sét và bảo vệ kim loại khỏi bị hư hại.
- Hóa chất tổng hợp: Dùng để xử lý nhiều bề mặt khác nhau trong tòa nhà.
- Hương xịt phòng: Dùng để khử mùi và tạo không gian thơm mát.
- Hóa chất lau sàn: Dùng để làm sạch và bảo vệ bề mặt sàn.
2. Yêu Cầu Chất Lượng
- Nguồn gốc, xuất xứ: Rõ ràng và được chứng nhận.
- Lưu hành: Được phép tại Việt Nam và đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn.
- Không gây hại môi trường và sức khỏe: Đã được kiểm nghiệm và chứng nhận an toàn.
- Trung tính: Phù hợp với môi trường sử dụng, không gây tác hại đến vật liệu.
- Không ăn mòn và khử khuẩn tốt: Để bảo vệ bề mặt và ngăn chặn vi khuẩn.
- Giấy kiểm định và tài liệu công bố: Đầy đủ và hợp pháp.
- Thay đổi: Có thể điều chỉnh theo yêu cầu của khách hàng.
Yêu Cầu Về Trang Thiết Bị, Dụng Cụ Vệ Sinh
Trang thiết bị và dụng cụ vệ sinh đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện công việc tạp vụ một cách hiệu quả và an toàn.
1. Trang Thiết Bị
- Máy đánh sàn liên hợp: Sử dụng để làm sạch sàn nhà, đặc biệt là các khu vực có diện tích lớn.
- Máy hút nước: Dùng để hút nước bẩn sau khi vệ sinh.
- Máy hút bụi: Dùng để hút bụi trên các bề mặt sàn và thảm.
- Máy bắn nước: Không cần thiết nhưng có thể dùng để vệ sinh ngoại cảnh.
- Máy giặt thảm: Dùng để làm sạch và bảo quản thảm trải sàn.
- Máy thổi: Dùng để làm khô các bề mặt sau khi vệ sinh.
- Máy giặt: Dùng để giặt các vật dụng vệ sinh như giẻ lau.
- Xe đẩy và dụng cụ: Dùng để vận chuyển hóa chất và dụng cụ vệ sinh.
- Thang xếp: Dùng để tiếp cận các khu vực cao trong quá trình vệ sinh.
- Bộ dụng cụ làm sạch kính và toilet: Bao gồm các vật dụng cần thiết để làm sạch bề mặt kính và nhà vệ sinh.
2. Các Vật Dụng Khác
- Găng tay, giày, ủng, khẩu trang: Được cung cấp để bảo vệ nhân viên trong quá trình làm việc.
- Cây lau sàn, giẻ lau, chổi, xô, túi đựng rác: Các dụng cụ cơ bản cần thiết để thực hiện công việc vệ sinh hàng ngày.
3. Yêu Cầu Chất Lượng
- Nguồn gốc và xuất xứ: Rõ ràng và đã qua kiểm định.
- Sản xuất từ năm 2021 trở về sau: Đảm bảo trang thiết bị hiện đại và hiệu quả.
- Có hóa đơn chứng từ: Chứng minh sở hữu và đảm bảo chất lượng.
Yêu Cầu Về Thời Gian Làm Việc
Thời gian làm việc cần được dịch vụ cung cấp tạp vụ bố trí hợp lý để đảm bảo các công việc vệ sinh được thực hiện liên tục và đáp ứng nhu cầu của tòa nhà.
- Bố trí ca làm việc: Nhân sự cần được bố trí làm việc theo ca, từ thứ 2 đến chủ nhật, bao gồm cả lễ, tết, để đảm bảo rằng tòa nhà luôn được vệ sinh sạch sẽ mọi lúc.
Yêu Cầu Về Nhân Sự
Nhân sự là yếu tố quyết định đến chất lượng dịch vụ tạp vụ văn phòng.
1. Giám Sát
- Số lượng: 01 nhân viên (không thường xuyên).
- Nhiệm vụ: Giám sát quá trình thực hiện công việc của nhân viên tạp vụ, đảm bảo công việc được thực hiện đúng yêu cầu.
2. Nhân Viên Vệ Sinh
- Số lượng: 10 nhân viên.
- Yêu cầu đối với nhân viên:
- Nam hoặc nữ, từ 30 đến 50 tuổi, có sức khỏe tốt.
- Không có tiền án, tiền sự, đảm bảo trung thực và đáng tin cậy.
- Có sơ yếu lý lịch công chứng, chứng minh nhân thân rõ ràng.
- Có trách nhiệm thực hiện công việc đúng quy trình, giám sát và báo cáo kịp thời các sự cố.
Quy Định Về Kiểm Tra, Nghiệm Thu
Công việc kiểm tra và nghiệm thu cần được thực hiện định kỳ để đảm bảo chất lượng dịch vụ.
1. Họp Đánh Giá
- Tần suất: Hàng tháng, hai bên sẽ họp để đánh giá chất lượng dịch vụ và ký biên bản nghiệm thu.
2. Quy Trình Kiểm Tra, Nghiệm Thu
- Quy định rõ ràng: Quy trình kiểm tra, nghiệm thu và giao nhận sản phẩm cần được quy định cụ thể để tránh các tranh chấp và đảm bảo minh bạch.